社有車の扱い、大丈夫ですか？
今回はかなり趣向を変えて、社有車にスポットを当ててみました。
割と小さな企業規模でも社有車を保有する企業は数多くあります。
自社所有だけでなく、今はリースやレンタルなども増えています。
社有車といっても様々なものがあり、営業車だけでなく、役員専用車や社員送迎用の車、
更には作業用・搬送・輸送用の車などもあります。
今回は営業登録ではない白ナンバーの社有車について取り上げてみました。
上述の通り、社有車には色々なものが含まれており、多くの企業では総務部や事務部門
が管理しています。
現場系の作業用車だと使用部門が管理していることもあります。
社有車といっても公道を走ることができるものだけではなく、構内のみを走るものもあ
るので、中には自転車などを保有する企業もあります。
基本的には税金や整備費、保険料や駐車場代、車検や燃料代などを企業が負担して業務
に使うものが社有車になります。
就業規則や安全規則、社有車の規程や出張規程などで使用の際のルールや取り決めを定
める企業が殆どだと思います。
使用した記録だけでなく、整備や保険や税金、燃料の補給やタイヤ交換なども記録とし
て残し、問題がないように管理されていると思います。
しかし、意外に問題となる事例や規程などで細かく定めないことによるトラブルなども
生じるのが社有車の課題です。
今回はそんな実際に起きた事例を少しご紹介したいと思います。
まず最初は社有車を運転中に交通違反を起こした際の話になります。
基本的に事故であれば社有車は保険加入しているはずなので、被害者への救済などはさ
ほど問題にはなりません。
また、社有車の運転者がその場で対応すべき行動も自家用車と原則同じであり、事故の
報告を会社や保険代理店などに連絡するくらいが違いでしょう。
修理が必要になった場合なども会社が原則としては費用を負担します。
しかし、意外に社員が自覚していないのが違反行為に対する責任だったりします。
会社の業務による社有車の運転中に起こる速度違反や駐車違反、こうしたものは基本的
に運転者の責任となります。
しかし、これによる罰金などは運転者が負担となることを知らないという社員も結構多
いと聞きます。
燃料代や駐車場代なども会社負担なので、同一視して会社に請求してきたという笑えな
い話はよく聞きます。
しかも、急いでいたとか、少しの時間だからという理由で起きた違反についても同様で
す。
理由や背景はいかなるものであっても、違反の罰金や罰則はすべて運転者が負うことに
なります。
違反の内容が故意であったり、会社の信用を著しく傷つけるものであれば、相応の処分
が下ることもあります。
意外とこうした点は無視されており、社有車を運転していることによる責任感が欠落し
て運転している社員も多いということです。
運輸系の企業で運転士が危険な幅寄せをした、煽り運転をした、ながらスマホで運転し
ていたという問題もかつては多くありました。
こうしたものは看板を背負った状態での行為なので、かなり重い処分を受けることもあ
ります。
あくまでも業務中であっても、行為自体は社員のマナーによるものであることを普段か
ら社員には徹底しておかなければならないのが実態です。
皆さんの会社では社員の方々の意識はどんな感じでしょうか？
次に問題として上がってくるのが、社有車の私的利用があります。
社有車を使って私的な買い物をした、社有車を使って社員が私的な引越しをした、業務
と関係ない観光を社有車で行った、様々なケースが出てきます。
出張先に向かうために前日に社有車で帰宅し、翌日自宅を社有車で出発するといったケ
ースもあるでしょう。
こうした場合は必ず出張規程や社有車利用規程などに取り扱いが決まっているはずです。
たとえば、引越しの場合でも社有車を回送して転勤先に向かうといった場合であれば、
これは私的利用とはなりません。
また、私的な買い物であっても、出張中に出張先と宿泊先の往復道中で食事に必要なも
のを買い込むといったものは私的利用にならない場合が殆どです。
また、観光の場合でも取引先の社員などを乗せて、会社が許可して業務中に観光を行う
場合であれば私的利用ともいえません。
ケースバイケースで発生するものですが、意外にこの取り決めを知らない、取り決め自
体が明確でない、確認せずに社員が自己判断で使ってしまうといった問題も出ています。
基本的には原則は私的利用は禁止になります。
線引きを社員目線ではなく、会社として経費を使って資産で移動するという形での明示
を行うことは重要になります。
また、現場で判断がつかなくとも、少なくとも運行・車両管理部門に事前に確認すれば
会社判断となる場合もあります。
社員が自分の判断で勝手に判断させず、必ず会社の判断で正しく利用するルールを決め
ておくことが重要になります。
おそらく各企業では社有車だけでなく、タクシーやレンタカーの利用についても規定さ
れていることが多いと思います。
給油場所が決まっていたり、給油用の会社契約カードを貸し出す場合もあります。
オドメーターの確認を行って、走行距離を管理している場合も多いですが、意外に若い
社員になるとオドメーターを知らない、使い方を知らないといったことも多いようです。
普段運転しないような車を使うケースもあって不慣れによるトラブルも発生します。
社有車の管理状態だけでなく、使う社員の意識や行動なども安全管理の面だけでなく、
経費管理の面からも正しい運用を行えるよう常に意識すべきだと思います。
割と小さな企業規模でも社有車を保有する企業は数多くあります。
自社所有だけでなく、今はリースやレンタルなども増えています。
社有車といっても様々なものがあり、営業車だけでなく、役員専用車や社員送迎用の車、
更には作業用・搬送・輸送用の車などもあります。
今回は営業登録ではない白ナンバーの社有車について取り上げてみました。
上述の通り、社有車には色々なものが含まれており、多くの企業では総務部や事務部門
が管理しています。
現場系の作業用車だと使用部門が管理していることもあります。
社有車といっても公道を走ることができるものだけではなく、構内のみを走るものもあ
るので、中には自転車などを保有する企業もあります。
基本的には税金や整備費、保険料や駐車場代、車検や燃料代などを企業が負担して業務
に使うものが社有車になります。
就業規則や安全規則、社有車の規程や出張規程などで使用の際のルールや取り決めを定
める企業が殆どだと思います。
使用した記録だけでなく、整備や保険や税金、燃料の補給やタイヤ交換なども記録とし
て残し、問題がないように管理されていると思います。
しかし、意外に問題となる事例や規程などで細かく定めないことによるトラブルなども
生じるのが社有車の課題です。
今回はそんな実際に起きた事例を少しご紹介したいと思います。
まず最初は社有車を運転中に交通違反を起こした際の話になります。
基本的に事故であれば社有車は保険加入しているはずなので、被害者への救済などはさ
ほど問題にはなりません。
また、社有車の運転者がその場で対応すべき行動も自家用車と原則同じであり、事故の
報告を会社や保険代理店などに連絡するくらいが違いでしょう。
修理が必要になった場合なども会社が原則としては費用を負担します。
しかし、意外に社員が自覚していないのが違反行為に対する責任だったりします。
会社の業務による社有車の運転中に起こる速度違反や駐車違反、こうしたものは基本的
に運転者の責任となります。
しかし、これによる罰金などは運転者が負担となることを知らないという社員も結構多
いと聞きます。
燃料代や駐車場代なども会社負担なので、同一視して会社に請求してきたという笑えな
い話はよく聞きます。
しかも、急いでいたとか、少しの時間だからという理由で起きた違反についても同様で
す。
理由や背景はいかなるものであっても、違反の罰金や罰則はすべて運転者が負うことに
なります。
違反の内容が故意であったり、会社の信用を著しく傷つけるものであれば、相応の処分
が下ることもあります。
意外とこうした点は無視されており、社有車を運転していることによる責任感が欠落し
て運転している社員も多いということです。
運輸系の企業で運転士が危険な幅寄せをした、煽り運転をした、ながらスマホで運転し
ていたという問題もかつては多くありました。
こうしたものは看板を背負った状態での行為なので、かなり重い処分を受けることもあ
ります。
あくまでも業務中であっても、行為自体は社員のマナーによるものであることを普段か
ら社員には徹底しておかなければならないのが実態です。
皆さんの会社では社員の方々の意識はどんな感じでしょうか？
次に問題として上がってくるのが、社有車の私的利用があります。
社有車を使って私的な買い物をした、社有車を使って社員が私的な引越しをした、業務
と関係ない観光を社有車で行った、様々なケースが出てきます。
出張先に向かうために前日に社有車で帰宅し、翌日自宅を社有車で出発するといったケ
ースもあるでしょう。
こうした場合は必ず出張規程や社有車利用規程などに取り扱いが決まっているはずです。
たとえば、引越しの場合でも社有車を回送して転勤先に向かうといった場合であれば、
これは私的利用とはなりません。
また、私的な買い物であっても、出張中に出張先と宿泊先の往復道中で食事に必要なも
のを買い込むといったものは私的利用にならない場合が殆どです。
また、観光の場合でも取引先の社員などを乗せて、会社が許可して業務中に観光を行う
場合であれば私的利用ともいえません。
ケースバイケースで発生するものですが、意外にこの取り決めを知らない、取り決め自
体が明確でない、確認せずに社員が自己判断で使ってしまうといった問題も出ています。
基本的には原則は私的利用は禁止になります。
線引きを社員目線ではなく、会社として経費を使って資産で移動するという形での明示
を行うことは重要になります。
また、現場で判断がつかなくとも、少なくとも運行・車両管理部門に事前に確認すれば
会社判断となる場合もあります。
社員が自分の判断で勝手に判断させず、必ず会社の判断で正しく利用するルールを決め
ておくことが重要になります。
おそらく各企業では社有車だけでなく、タクシーやレンタカーの利用についても規定さ
れていることが多いと思います。
給油場所が決まっていたり、給油用の会社契約カードを貸し出す場合もあります。
オドメーターの確認を行って、走行距離を管理している場合も多いですが、意外に若い
社員になるとオドメーターを知らない、使い方を知らないといったことも多いようです。
普段運転しないような車を使うケースもあって不慣れによるトラブルも発生します。
社有車の管理状態だけでなく、使う社員の意識や行動なども安全管理の面だけでなく、
経費管理の面からも正しい運用を行えるよう常に意識すべきだと思います。
